Prywatność i usuwanie danych

Zgodnie z RODO klient ma prawo otrzymać kopię swoich danych i poprosić o ich usunięcie. W sekcji Prywatność salon realizuje oba wnioski i widzi, kto z personelu otwierał dane klienta.

Kto może

Tylko właściciel. Menedżer i pracownik tej sekcji nie widzą.

Dziennik dostępu jest dostępny od planu Solo.

Otwórz sekcję

Klienci → Lista → kliknij klienta → zakładka Karta → menu (⋮) → Prywatność.

Wyeksportuj dane klienta

1. Kliknij Eksportuj dane.
2. Wybierz format:
   • Historia aktywności (PDF) – zestawienie wygodne do czytania, bez plików zdjęć;
   • Pełne archiwum (ZIP) – PDF, JSON i same pliki zdjęć zabiegowych.
3. Zapisz plik albo wyślij go klientowi.

Każdy eksport zapisuje się w dzienniku dostępu klienta.

Notatka

Na Free eksport obejmuje tylko imię i telefon klienta. Karty, zgody, podpisane dokumenty, zdjęcia i opieka – od planu Solo.

Wniosek klienta o usunięcie

Klient może poprosić o usunięcie swoich danych w aplikacji Terminka. Wtedy w sekcji Prywatność pojawi się Wniosek o usunięcie danych, a salon dostanie powiadomienie.

We wniosku widać:

• czego dotyczy wniosek: Wszystkie dane klienta, Jedna karta albo Jedno zdjęcie;
• kiedy zgłoszono i Termin odpowiedzi: 30 dni od daty wniosku (zgodnie z RODO odpowiedzieć trzeba w ciągu miesiąca). Jeśli termin minął, a wniosek jest nadal otwarty, pojawi się Po terminie;
• status.

Status	Co oznacza
Zgłoszone, W trakcie weryfikacji	Wniosek czeka na Twoją decyzję
Zaplanowane	Usunięcie wykona się automatycznie w wyznaczonym dniu
Zanonimizowano	Wszystkie dane klienta usunięto
Wykonane	Usunięto jedną kartę albo jedno zdjęcie
Odrzucone	Odmówiono

Co możesz zrobić:

• Wykonaj usunięcie i potwierdź przyciskiem Usuń dane. Jeśli wniosek dotyczy jednej karty albo jednego zdjęcia, usuwa się tylko to;
• Odrzuć – w razie potrzeby podaj powód, na przykład zobowiązania gwarancyjne.

Klient z aplikacją Terminka dostanie powiadomienie push o Twojej decyzji. Powód odmowy też zobaczy.

Wszystkie otwarte wnioski salonu są zebrane w jednym miejscu: Profil → menu (☰) → Ustawienia firmy → Ustawienia kart klientów → Żądania usunięcia. Liczba przy pozycji pokazuje, ile wniosków czeka.

Usuń dane bez wniosku

Jeśli klient poprosił o to przez telefon albo osobiście:

1. Kliknij Usuń dane klienta.
2. W razie potrzeby podaj powód, na przykład „klient poprosił telefonicznie”.
3. Kliknij Usuń dane.

Uwaga

Karty zostaną usunięte, a dane osobowe klienta – zanonimizowane. Zgody i podpisane dokumenty zostają do końca okresu przechowywania. Usunięcia nie da się cofnąć.

Klient z aplikacją Terminka dostanie powiadomienie push, że salon usunął jego dane.

Usunięcie danych nie będzie możliwe, jeśli klient ma już otwarty wniosek (decyzję podejmuje się w nim) albo wniosek jest objęty blokadą prawną. Aplikacja podpowie powód pod przyciskiem.

Co dzieje się po usunięciu

• Klient znika z Twojej bazy klientów. Karta klienta pokazuje Dane tego klienta zostały usunięte.
• Ankiety, zdjęcia zabiegów, zalecenia i plany opieki klienta zostają usunięte.
• Zgody są oznaczane jako wycofane. One i podpisane dokumenty zostają jako dowód, ale bez zbędnych danych osobowych.
• Wizyty zostają w kalendarzu i w raportach salonu, ale już bez danych klienta.
• Zakładka Historia powiadomień w karcie znika. Jeśli klient wróci, jego historia zacznie się od nowa.
• Dane są usuwane tylko w Twoim salonie. Jeśli klient chodzi także do innych salonów w Terminka, tam jego dane zostają, a jego konto Terminka działa dalej.

Dziennik dostępu

Kliknij Dziennik dostępu. Widać tam podglądy i eksporty danych wrażliwych klienta, wycofania zgód i usunięcia – oraz to, kto z personelu je wykonał.

Pytania

Nie ma sekcji „Prywatność”. Sekcję widzi tylko właściciel.

Dane usunięte przez pomyłkę. Jak je odzyskać? Nie da się: usunięcie jest nieodwracalne. Jeśli klient przyjdzie ponownie, dodaj go jako nowego.

Co zrobić z wnioskiem, jeśli klient ma niezrealizowane zobowiązania gwarancyjne? Kliknij Odrzuć i podaj powód. Klient zobaczy go w powiadomieniu.

Czym to się różni od przycisku „Usuń” w zakładce „O kliencie”? Usuń tylko usuwa klienta z Twojej bazy, a jego ankiety, zgody i zdjęcia zostają. Usuń dane klienta wymazuje jego dane osobowe, ankiety i zdjęcia. Zobacz Baza klientów.

Czym „Dziennik dostępu” różni się od „Historii powiadomień”? Dziennik dostępu pokazuje, kto z personelu otwierał lub eksportował dane klienta. Historia powiadomień w karcie pokazuje, co salon wysyłał klientowi. Zobacz Karta klienta.

Klient chce otrzymać swoje dokumenty. Zrób Eksportuj dane w formacie PDF lub ZIP i przekaż plik klientowi.