Приватність і видалення даних

За GDPR клієнт має право отримати копію своїх даних і попросити їх видалити. У розділі Приватність салон виконує обидва запити й бачить, хто з персоналу відкривав дані клієнта.

Хто може

Лише власник. Менеджер і працівник цього розділу не бачать.

Журнал доступу доступний з тарифу Solo.

Відкрити розділ

Клієнти → Список → натисніть на клієнта → вкладка Картка → меню (⋮) → Приватність.

Вивантажити дані клієнта

1. Натисніть Експорт даних.
2. Оберіть формат:
   • PDF-досьє – зведення, зручне для читання, без файлів фото;
   • Повний архів (ZIP) – PDF, JSON і самі файли фото процедур.
3. Збережіть файл або надішліть його клієнту.

Кожне вивантаження записується в журнал доступу клієнта.

Заувага

На Free в експорт входять лише ім’я та телефон клієнта. Картки, згоди, підписані документи, фото й догляд – з тарифу Solo.

Запит клієнта на видалення

Клієнт може попросити видалити свої дані в застосунку Terminka. Тоді в розділі Приватність з’явиться Запит на видалення даних, а салон отримає сповіщення.

На запиті видно:

• що просять видалити: Всі дані клієнта, Одна картка або Одне фото;
• коли запитано і Термін відповіді: 30 днів від дати запиту (за GDPR відповісти треба протягом місяця). Якщо термін минув, а запит ще відкритий, з’явиться Прострочено;
• статус.

Статус	Що означає
Запитано, На розгляді	Запит чекає вашого рішення
Заплановано	Видалення виконається автоматично в призначений день
Знеособлено	Усі дані клієнта видалено
Виконано	Видалено одну картку або одне фото
Відхилено	Ви відмовили

Що можна зробити:

• Виконати видалення і підтвердити кнопкою Видалити дані. Якщо запит стосується однієї картки чи одного фото, видаляється лише воно;
• Відхилити – за бажанням вказати причину, наприклад гарантійні зобов’язання.

Клієнт із застосунком Terminka отримає push-сповіщення про ваше рішення. Причину відмови він теж побачить.

Усі відкриті запити салону зібрані в одному місці: Профіль → меню (☰) → Налаштування бізнесу → Налаштування карток клієнтів → Запити на видалення. Число на пункті показує, скільки запитів чекає.

Видалити дані без запиту

Якщо клієнт попросив по телефону чи особисто:

1. Натисніть Видалити дані клієнта.
2. За бажанням вкажіть причину, наприклад «клієнт попросив по телефону».
3. Натисніть Видалити дані.

Обережно

Картки буде видалено, а персональні дані клієнта – знеособлено. Згоди та підписані документи зберігаються до кінця строку зберігання. Скасувати видалення не можна.

Клієнт із застосунком Terminka отримає push-сповіщення, що салон видалив його дані.

Видалити дані зараз не вийде, якщо в клієнта вже є відкритий запит (рішення ухвалюють у ньому) або запит заблоковано юридичною забороною. Застосунок підкаже причину під кнопкою.

Що відбувається після видалення

• Клієнт зникає з вашої бази клієнтів. Картка клієнта показує Дані цього клієнта видалено.
• Анкети, фото процедур, рекомендації й плани догляду клієнта видаляються.
• Згоди позначаються відкликаними. Вони й підписані документи залишаються як доказ, але без зайвих персональних даних.
• Візити залишаються в календарі й у звітах салону, але вже без даних клієнта.
• Вкладка Історія повідомлень у картці зникає. Якщо клієнт повернеться, його історія почнеться заново.
• Дані видаляються лише у вашому салоні. Якщо клієнт ходить і в інші салони Terminka, там його дані залишаються, а його акаунт Terminka працює далі.

Журнал доступу

Натисніть Журнал доступу. Там видно перегляди й експорти конфіденційних даних клієнта, відкликання згод і видалення – і хто з персоналу це зробив.

Питання

Не бачу розділу «Приватність». Розділ бачить лише власник.

Видалив дані помилково. Як повернути? Ніяк: видалення незворотне. Якщо клієнт прийде знову, додайте його як нового.

Що робити із запитом, якщо клієнт має невиконані гарантійні зобов’язання? Натисніть Відхилити і вкажіть причину. Клієнт побачить її в сповіщенні.

Чим це відрізняється від кнопки «Видалити» у вкладці «Про клієнта»? Видалити лише прибирає клієнта з вашої бази, а його анкети, згоди й фото залишаються. Видалити дані клієнта стирає його персональні дані, анкети й фото. Див. База клієнтів.

Чим «Журнал доступу» відрізняється від «Історії повідомлень»? Журнал доступу показує, хто з персоналу відкривав чи вивантажував дані клієнта. Історія повідомлень у картці показує, що салон надсилав клієнту. Див. Картка клієнта.

Клієнт хоче отримати свої документи. Зробіть Експорт даних у форматі PDF або ZIP і передайте файл клієнту.